Verfügbarkeitskalender für Ihre Ferienwohnung: so machen Sie es richtig

Warum ein guter Verfügbarkeitskalender den Unterschied macht

Wer seine Ferienwohnung an mehreren Stellen vermietet, kennt das Problem: Sie müssen überall festhalten, wann die Wohnung frei ist. Ein Papierkalender oder Excel-Blatt funktioniert am Anfang, aber schnell stoßen Sie an die Grenzen. Sie verpassen eine Buchung, Sie geben jemandem versehentlich zweimal dieselbe Woche, oder Sie sehen selbst nicht mehr, wie der Sommer aussieht.

Ein digitaler Verfügbarkeitskalender löst das. Nicht indem er die Arbeit automatisiert, denn ein großer Teil bleibt Handarbeit, sondern indem er alles an einem Ort zusammenbringt und immer übersichtlich hält.

Was mit Papier und Excel schiefgeht

Ein Heft oder ein Papierkalender hat einen großen Vorteil: jeder versteht es. Aber da hört es auch auf. Sie können es nicht mit einem Partner teilen, der ebenfalls Buchungen annimmt. Sie können es unterwegs nicht auf dem Handy einsehen. Und wenn Sie die Wohnung auf drei Plattformen anbieten, führen Sie drei Listen, die schnell nicht mehr übereinstimmen.

Excel geht einen Schritt weiter. Sie können eine eigene Übersicht pro Monat erstellen, Farben zuweisen und die Datei über Google Drive teilen. Für eine Wohnung und einen Vermieter funktioniert das einigermaßen. Sobald eine zweite Person mitliest oder Sie mit Airbnb synchronisieren möchten, läuft es schief. Excel ist nicht für Zusammenarbeit in Echtzeit gemacht und schon gar nicht für die Integration mit externen Plattformen.

Die häufigsten Folgen sind Doppelbuchungen (zwei Gäste zur selben Zeit), das Vergessen von Reinigungszeiten zwischen Aufenthalten und Gäste, die nach einem Datum fragen, auf das Sie keine sofortige Antwort geben können, weil Sie Ihren Kalender nicht zur Hand haben.

Was ein digitaler Kalender wirklich bietet

Ein guter Verfügbarkeitskalender für Ihre Ferienwohnung macht ein paar Dinge gut:

• Übersicht pro Monat oder Woche. Sie sehen auf einen Blick, wann die Wohnung belegt ist, wann eine Option läuft und wann sie frei ist.
• Zugriff über Telefon und Computer. Sie können sofort auf Fragen interessierter Gäste antworten, auch wenn Sie nicht am Schreibtisch sitzen.
• Notizen pro Buchung. Ankunftszeit, Schlüsselabsprache, Besonderheiten des Gastes. Alles an einem Ort, sichtbar sobald Sie den Zeitraum öffnen.
• iCal-Synchronisierung. Ihr Kalender exportiert einen iCal-Link, den externe Plattformen automatisch auslesen. So ist Ihre Verfügbarkeit auf Airbnb, Booking.com und Ihrer eigenen Website gleichzeitig aktuell.
• Einbindung auf Ihrer eigenen Website. Besucher Ihrer Website sehen sofort, welche Zeiträume frei sind, ohne dass Sie etwas dafür tun müssen.

Wie Sie einen Verfügbarkeitskalender einrichten

Fangen Sie einfach an. Sie brauchen kein umfangreiches System, um zu starten. Ein kostenloses Tool wie Rentiplanner lässt Sie in ein paar Minuten einen Kalender für Ihre Wohnung anlegen. Sie geben dem Kalender einen Namen, tragen Ihre ersten Buchungen ein, und Sie haben sofort eine Übersicht.

Prüfen Sie danach, welche Plattformen Sie nutzen. Wenn Sie auf Airbnb und Booking.com stehen, sind das zwei zusätzliche Stellen, an denen Ihre Verfügbarkeit verwaltet wird. Indem Sie den iCal-Link Ihres Kalenders als Export-Feed einrichten, müssen Sie Änderungen nur an einer Stelle vornehmen. Die Plattformen holen die Aktualisierung automatisch ab.

Binden Sie danach die Einbettung auf Ihrer eigenen Website ein, falls Sie eine haben. Gäste, die sich direkt bei Ihnen erkundigen, sehen so sofort, was frei ist. Das spart Hin-und-her-Mails.

Welche Informationen halten Sie fest

Was Sie mindestens pro Buchung festhalten:

• Name des Gastes
• Ankunfts- und Abreisedatum
• Anzahl der Personen
• Vereinbarter Preis oder Verweis auf Ihr Angebot
• Zahlungsstatus

Je nachdem, wie Sie arbeiten, können Sie auch Ankunftszeit, Schlüsselanweisungen oder besondere Absprachen hinzufügen. Je mehr Sie hier eintragen, desto weniger müssen Sie in anderen Notizen oder separaten Dokumenten suchen.

Umstieg von einem bestehenden System

Wenn Sie schon eine Weile mit Excel oder einem anderen System arbeiten, müssen Sie nicht alles auf einmal übertragen. Tragen Sie zuerst die zukünftigen Buchungen in Ihren neuen Kalender ein. Die alten Buchungen bleiben, wo sie sind; die brauchen Sie für den täglichen Betrieb selten noch.

Sorgen Sie dafür, dass die Personen, die mitlesen, das neue Tool auch kennen und bedienen können. Das ist oft die größte Hürde bei einem Umstieg: nicht die Technik, sondern die Gewohnheit.

Häufige Fehler beim Verwalten der Verfügbarkeit

Der häufigste Fehler ist das nachträgliche Aktualisieren. Sie vereinbaren etwas am Telefon, Sie sagen "ich trage das gleich ein", und dann vergessen Sie es. Besser ist es, den Kalender zu pflegen, während Sie mit dem Gast sprechen, oder direkt danach.

Eine zweite Falle ist das Vergessen der Zwischentage. Wenn der eine Gast am Sonntag abreist und der nächste am Montag ankommt, brauchen Sie dazwischen Zeit für die Reinigung. Wenn Sie diesen Tag nicht in Ihrem Kalender blockieren, buchen Sie versehentlich jemanden ein, während Ihre Wohnung noch nicht fertig ist.

Kontrollieren Sie beim Einrichten der iCal-Synchronisierung außerdem regelmäßig, ob die Verknüpfung noch funktioniert. Plattformen ändern manchmal ihre Einstellungen, wodurch ein Feed nicht mehr gelesen wird. Das merken Sie dann erst, wenn es eine Doppelbuchung gibt.

Loslegen

Ein guter Verfügbarkeitskalender kostet Sie keine Stunden zum Einrichten. Wählen Sie ein Tool, das auf Telefon und Computer funktioniert, das iCal unterstützt und das den Verfügbarkeitsplan auf Ihrer Website anzeigen kann. Rentiplanner ist so ein Verfügbarkeitskalender für Ferienvermieter: kostenlos für eine Wohnung und ohne technische Kenntnisse einzurichten. Sie legen ein Konto an, tragen Ihre erste Buchung ein, und Ihr Kalender steht bereit.

Detailliertes Planen beginnt mit einer guten Übersicht. Und diese Übersicht beginnt mit einem Verfügbarkeitskalender, den Sie jederzeit und überall abrufen.