iCal-Synchronisierung mit Airbnb und Booking.com: so funktioniert es

Was ist iCal?

Ihre Ferienwohnung steht auf Airbnb und Booking.com. Gut, mehr Reichweite. Aber jetzt gibt es zwei Kalender, die Sie pflegen müssen, und die Gefahr von Doppelbuchungen wächst mit jedem Tag, an dem Sie vergessen, eine Plattform zu aktualisieren. Die iCal-Synchronisierung löst das.

iCal (auch iCalendar oder .ics geschrieben) ist ein Standardformat für Kalenderdaten. Es gibt es schon seit Jahren und wird von Google Kalender, Apple Kalender, Outlook und nahezu allen Buchungsplattformen genutzt. Die Idee ist einfach: eine Kalenderanwendung veröffentlicht ihren Inhalt als URL. Jede andere Anwendung, die diese URL kennt, kann die Daten auslesen und im eigenen Kalender anzeigen.

Für Ferienvermieter bedeutet das: Ihr Belegungskalender von Airbnb ist als iCal-Link verfügbar. Diesen Link geben Sie an Booking.com weiter, damit Booking.com automatisch weiß, welche Daten belegt sind. Und umgekehrt. So müssen Sie eine Buchung nur an einer Stelle eintragen, und der Rest passt sich automatisch an.

Wie die iCal-Synchronisierung in der Praxis funktioniert

Das Prinzip ist ein Feed: eine URL, die Kalenderinformationen im iCal-Format enthält. Dieser Feed wird regelmäßig von der Plattform abgeholt, die ihn als Abonnement eingerichtet hat. "Regelmäßig" bedeutet in den meisten Fällen alle 15 Minuten bis einige Stunden, je nach Plattform.

Das ist ein wichtiges Detail. Die iCal-Synchronisierung ist nicht in Echtzeit. Wenn jemand um 10 Uhr einen Zeitraum auf Airbnb blockiert, weiß Booking.com das erst, wenn der nächste Synchronisierungszyklus stattfindet. In der Praxis ist das meist unproblematisch, aber bei sehr gefragten Zeiträumen kann es trotzdem schiefgehen. Behalten Sie das im Hinterkopf.

Die Synchronisierung funktioniert in zwei Richtungen, wenn Sie sie richtig einrichten:

• Export: Ihr Kalender teilt Belegungsdaten über eine URL, die andere einlesen können.
• Import: Ihr Kalender lädt die Belegungsdaten einer externen Plattform ein, sodass Sie alles in einer Übersicht sehen.

iCal auf Airbnb einrichten

Auf Airbnb finden Sie die iCal-Einstellungen in Ihrem Konto unter "Kalender", dann "Verfügbarkeit" und anschließend "Kalender synchronisieren". Hier sehen Sie zwei Optionen:

1. Exportieren: Airbnb zeigt eine URL, die Sie kopieren und an andere Plattformen oder Apps weitergeben können.
2. Importieren: Sie geben eine externe iCal-URL an. Airbnb holt diese regelmäßig ab und blockiert die belegten Zeiträume in Ihrem Kalender.

Kopieren Sie die Export-URL von Airbnb. Die brauchen Sie, um sie in Booking.com (oder in Rentiplanner) einzustellen.

iCal auf Booking.com einrichten

Auf Booking.com gehen Sie zu "Unterkunftsseite", danach zu "Preise und Verfügbarkeit" und dann "Verfügbarkeit". Hier finden Sie die Option, einen iCal-Link zu exportieren (aus Booking.com) und einen externen Kalender zu importieren.

Fügen Sie die Airbnb-Export-URL in das Importfeld von Booking.com ein. Booking.com liest die Airbnb-Buchungen ein und blockiert diese Daten automatisch in Ihrem Booking.com-Kalender.

Machen Sie danach dasselbe in umgekehrter Richtung: kopieren Sie die Booking.com-Export-URL und importieren Sie sie in Airbnb.

iCal mit einem zentralen Kalender verbinden

Mit zwei Plattformen bleibt die direkte Verknüpfung noch übersichtlich. Sobald Sie auf drei oder mehr Plattformen stehen oder eine eigene Website haben, wird es schnell unübersichtlich. Ein zentraler Kalender löst das.

Mit Rentiplanner legen Sie einen zentralen Kalender für Ihre Wohnung an. Sie importieren die iCal-Feeds aller Plattformen (Airbnb, Booking.com, Homeaway, ...) in diesen zentralen Kalender. Dieser zentrale Kalender gibt seinerseits eine eigene iCal-URL zurück, die Sie dann an alle Plattformen als Import weitergeben.

So funktioniert es:

1. Rentiplanner importiert Airbnb-Buchungen und Booking.com-Buchungen
2. Rentiplanner zeigt alle Buchungen gemeinsam in einer Übersicht
3. Rentiplanner exportiert eine kombinierte iCal-URL
4. Jede Plattform importiert diese URL und kennt so die vollständige Belegung

Häufige Fehler bei der iCal-Synchronisierung

Die Synchronisierung nicht regelmäßig kontrollieren. iCal-Feeds können kaputtgehen, wenn eine Plattform ihre URL-Struktur ändert oder wenn es ein Login-Problem gibt. Prüfen Sie monatlich kurz, ob die Feeds noch funktionieren, indem Sie mit einer aktuellen Buchung testen.

Nicht beide Richtungen einrichten. Nur einen Export oder nur einen Import einzurichten ist keine Synchronisierung. Sie müssen beide Seiten einrichten, um Doppelbuchungen wirklich zu vermeiden.

Die Verzögerung berücksichtigen. iCal ist nicht in Echtzeit. In den Osterferien oder anderen Spitzenzeiten besteht die Gefahr einer Doppelbuchung im kurzen Fenster zwischen zwei Synchronisierungszyklen. Manche Vermieter führen dann eine manuelle Kontrolle, vor allem in den ersten Tagen nach dem Öffnen eines gefragten Zeitraums.

Sperrzeiträume vergessen. Wenn Sie eine Woche selbst in der Wohnung verbringen oder eine Reinigungszeit einplanen möchten, müssen Sie diese ebenfalls als belegt markieren. Sonst bleiben diese Zeiträume auf allen Plattformen als verfügbar sichtbar.

iCal und andere Kalender-Apps

Neben den Buchungsplattformen können Sie den iCal-Feed Ihres Kalenders auch mit Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook verbinden. So haben Sie Ihren Vermietungskalender in den Kalender integriert, den Sie ohnehin schon nutzen. Praktisch, wenn Sie auf einem Mobilgerät schnell sehen möchten, ob eine bestimmte Woche frei ist.

In Google Kalender fügen Sie einen "Weiteren Kalender" über URL hinzu. In Apple Kalender nutzen Sie "Kalender abonnieren". In Outlook wählen Sie "Kalender hinzufügen" und anschließend "Aus dem Internet".

Zusammenfassung: was Sie brauchen

• Die iCal-Export-URL jeder Plattform, auf der Sie werben
• Die iCal-Import-Einstellung auf jeder Plattform, ausgefüllt mit den URLs der anderen Plattformen
• Oder: einen zentralen Kalender (wie Rentiplanner), der alle Feeds zusammenführt und eine kombinierte URL liefert
• Eine feste Kontrolle jeden Monat, ob alle Feeds noch funktionieren

Die iCal-Synchronisierung ist keine perfekte Lösung für jede Situation, aber sie ist mit Abstand der einfachste Weg, die Verfügbarkeit auf mehreren Plattformen zu pflegen, ohne alles manuell zu aktualisieren.