Éviter une double réservation dans votre location de vacances

Qu'est-ce qu'une double réservation et pourquoi arrive-t-elle ?

Une double réservation dans votre location de vacances survient quand deux voyageurs sont réservés en même temps pour la même période. Vous devez en décommander un, et cette situation n'est agréable pour personne. Des plateformes comme Airbnb peuvent limiter votre compte après une double réservation, les voyageurs en laissent de mauvais avis, et une atteinte à la réputation est difficile à réparer.

La cause est presque toujours la même : votre location de vacances est sur plusieurs canaux en même temps, mais les calendriers ne sont pas reliés. Un voyageur réserve via Airbnb pour le week-end de Pâques. Un peu plus tard, un deuxième voyageur réserve le même week-end via Booking.com. Vous ne le découvrez qu'en voyant les e-mails de confirmation des deux plateformes l'un à côté de l'autre.

Plusieurs canaux, plusieurs calendriers : le problème de base

Les propriétaires de locations de vacances sont en moyenne sur deux à trois plateformes en même temps. Airbnb, Booking.com, un site propre, parfois aussi Vrbo ou une plateforme régionale. Chacune de ces plateformes a son propre calendrier. Si vous confirmez une réservation sur une plateforme, aucune autre n'en est informée, sauf si vous y bloquez aussi la période manuellement.

Cette mise à jour manuelle est précisément là où ça se gâte. Vous confirmez une demande, vous comptez mettre à jour les autres plateformes tout de suite, mais quelque chose survient entre-temps. Pendant ce temps, quelqu'un d'autre réserve via un autre canal.

La solution : la synchronisation iCal via un calendrier central

L'iCal est un format standard pour partager des données d'agenda. Presque chaque plateforme de réservation et chaque application de calendrier le prend en charge. L'idée est simple : votre calendrier publie ses données d'occupation sous forme d'URL. D'autres plateformes peuvent charger cette URL et reprendre automatiquement les périodes occupées.

Un calendrier de disponibilité central, comme celui de Rentiplanner, est le point de coordination. Toutes les réservations de toutes les plateformes se rejoignent dans ce calendrier central. Ce calendrier exporte à son tour une seule URL iCal combinée que vous transmettez à chaque plateforme. Chaque plateforme a ainsi toujours une image complète des disponibilités.

Étape par étape : comment relier vos calendriers

La configuration de la synchronisation iCal demande un quart d'heure de travail par plateforme. Voici la marche à suivre :

1. Créez un calendrier central dans Rentiplanner. Saisissez votre logement et notez l'URL d'export iCal que Rentiplanner génère. Vous aurez besoin de cette URL tout à l'heure sur chaque plateforme.
2. Récupérez l'URL d'export iCal d'Airbnb. Dans votre compte Airbnb, allez dans l'onglet Calendrier, cliquez sur Disponibilité et cherchez l'option Synchroniser les calendriers. Copiez l'URL d'export d'Airbnb.
3. Importez l'URL d'Airbnb dans Rentiplanner. Dans les réglages iCal de Rentiplanner, ajoutez l'URL d'Airbnb comme flux externe. Rentiplanner la récupère périodiquement et affiche les réservations d'Airbnb dans votre aperçu central.
4. Faites la même chose pour Booking.com. Dans votre extranet Booking.com, allez dans Tarifs et disponibilités. Sous Disponibilité, vous trouvez l'option pour importer un calendrier externe. Saisissez ici l'URL d'Airbnb, et exportez aussi l'URL de Booking.com pour la saisir dans Rentiplanner.
5. Transmettez l'URL centrale de Rentiplanner à toutes les plateformes. Chaque plateforme a un champ pour importer une URL iCal externe. Collez-y l'URL d'export de Rentiplanner. Airbnb et Booking.com importent ainsi tous les deux l'occupation complète à partir d'une seule source.

Les réservations directes : le facteur de risque oublié

Les réservations par téléphone, e-mail ou WhatsApp passent en dehors des plateformes et ne sont donc pas synchronisées automatiquement. C'est ce qui en fait la catégorie la plus vulnérable aux doubles réservations.

La règle est simple : chaque accord que vous confirmez oralement ou par écrit, vous le saisissez immédiatement dans votre calendrier central. Pas tout à l'heure, pas plus tard. Tout de suite, pendant que vous menez la conversation ou répondez à l'e-mail. Ce n'est que lorsque la période est bloquée dans Rentiplanner qu'elle l'est aussi sur Airbnb et Booking.com.

Jours de ménage et jours intermédiaires

Une erreur fréquente est l'oubli du jour entre deux séjours. Si un voyageur part le dimanche et que le suivant arrive le lundi, il vous faut du temps pour le ménage. Si ce lundi figure encore comme libre dans votre calendrier, une autre plateforme peut y faire une réservation sans problème.

Bloquez toujours les jours de ménage comme occupés. Faites de même pour les périodes où vous utilisez le logement vous-même, pour l'entretien planifié et pour les remises en état avant la saison.

Contrôler la synchronisation iCal

L'iCal n'est pas un lien en temps réel. Les plateformes récupèrent le flux avec un délai parfois de quelques heures. Pour une période populaire, il existe théoriquement un risque que deux réservations arrivent juste avant que la synchronisation ait lieu. Ce risque est faible mais pas nul.

Vérifiez chaque mois que vos liens iCal fonctionnent encore. Les plateformes modifient parfois la structure de leur URL ou exigent une reconfirmation après une expiration de session. Vous ne vous en apercevez qu'au moment d'une double réservation. Un moyen rapide de tester : vérifiez si une réservation récente d'Airbnb est aussi visible dans Rentiplanner et dans Booking.com comme période bloquée.

Vous trouvez aussi plus d'informations sur le fonctionnement technique des liens iCal sur le site d'Airbnb lui-même.

Ce que vous pouvez faire tout de suite

Mettre en place un calendrier de disponibilité central ne vous prend guère plus d'une heure. Créez un compte chez Rentiplanner, saisissez votre logement et configurez les liens iCal sur les plateformes que vous utilisez. Ensuite, vous n'avez plus qu'à tenir vos réservations à un seul endroit. Démarrer avec Rentiplanner est gratuit pour un logement.